MICROSOFT ACCESS

MỞ ĐẦU
Microsoft Access là một hệ quản trị dữ liệu (Database Managenment System) giúp ta quản lý, bảo trì và khai thác dữ liệu được lưu trữ bên trong một cách có hệ thống.
So với những phần mềm đóng vai trò quản lý Cơ sở dữ liệu như Dbase, FoxPro,... thì Access đa dạng và phong phú hơn, tân kỳ hơn dưới dạng Windows, xử lý dữ liệu và in ấn ra bằng những giao diện đồ họa theo yêu cầu, văn bản thực.
Với ý niệm quản lý Cơ sở dữ liệu, một số khái niệm cơ bản cần hiểu như sau:
1. TABLE (BẢNG):
Table là một thành phần cơ bản nhất của một Cơ sở dữ liệu, và đây cũng là một thành phần không thể thiếu.
Trong Table, dữ liệu được lưu trữ dưới dạng record, có cấu trúc rõ ràng.
2. QUERY (TRUY VẤN):
Query là công cụ chuyên dụng trong việc truy vấn và xử lý thông tin trên Cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, nó còn dùng trong việc tạo ra các báo biểu dùng xuất ra máy in có tính định dạng cao hơn Table.
3. FORM (MẪU BIỂU):
Giúp “thân thiện hóa” thao tác nhập dữ liệu, giúp người sử dụng có cảm giác như đang ghi điền vào các mẫu phiếu quen thuộc. Trong Form có thể có chứa nhiều Form khác (SubForm) cho phép nhập dữ liệu và nhiều Table khác nhau.
4. REPORTS (BÁO BIỂU):
Dùng trong việc in ấn các báo biểu dưới nhiều hình thức, phong phú và đa dạng, đẹp mắt, đồng thời đây là một cách hiển thị kết quả xử lý của Query.
5. MACRO:
Trong khi sử dụng chương trình, có một số thao tác được lập lại nhiều lần dễ làm cho người sử dụng nhàm chán, để tránh tình trạng này, Microsoft Access cho phép tổ chức ra các Macro. Đây là tập hợp các lệnh tự động hóa các thao tác cần lập lại nhiều lần. Khi chạy Macro, Microsoft Access sẽ thực hiện một loạt các thao tác đã được định sẵn.
6. MODULE:
Module là một dạng tự động hóa cao cấp hơn Macro viết bằng ngôn ngữ lập trình VisualBasic, dùng thảo chương các lệnh hay yêu cầu phức tạp mà Macro không đáp ứng được.

PHẦN THỨ NHẤT
TABLE
1.1. Tạo mới:
Trong ngăn Table, chọn New:
Xuất hiện New Table với các thỉnh ý sau:
- Datasheet View: mở Table dưới dạng Datasheet dùng nhập thẳng dữ liệu vào bảng.
- Design View: mở ra khung Design cho ta thiết kế.
- Table Wizard: tạo bảng dưới sự hướng dẫn của Microsoft Access.
- Import Table: nhập một bảng từ DataBase khác về.
- Link Table: phần này xin trình bày trong phần Cơ sở dữ liệu đa người dùng.
1.2. Table và DataType.
1.2.1. FieldName là tên một trường trong bảng, tên có thể dài 64 ký tự và có thể có khoảng trắng nhưng không có dấu chấm câu. Nên đặt tên ngắn gọn, gợi nhớ để dễ dàng truy xuất dữ liệu khi thảo chương trình.
1.2.2. DataType:
Mỗi Field đều có một DataType (kiểu dữ liệu) nhất định. Các kiểu dữ liệu thường dùng như sau:
- Text: chứa các ký tự và ký số, tổng chiều dài là 255 bytes, mặc định của Microsoft Access trường Text có độ rộng là 50 bytes.
- Memo: trường Memo có thể chứa đựng một văn bản dài 32 MB.
- Number: chứa các giá trị kiểu số.
- Date/Time: chứa giá trị ngày giờ.
- Currency: chứa giá trị tiền tệ theo đồng Dollar ($).
- Counter: chứa các giá trị số tự động do Microsoft Access gán vào và không đổi được.
- Yes/No: chứa giá trị luân lý.
- OLE Object: đối tượng nhúng.
1.2.3. Decription: Ghi chú giải cho Field.
1.2.4. FieldPropeties:
- Field Size: độ rộng của dữ liệu, đơn vị tính bằng Byte, chú ý rằng một số Font Tiếng Việt có độ rộng 2 bytes đối với chữ có dấu.
- Format: các hiển thị dữ liệu trên màn hình.
- Input Mask: quy định mẫu nhập liệu.
- Caption: Một cách diễn đạt khác cho Field.
- Default Value: cho phép gán giá trị ngầm định.
- Validation Rule: biểu thức kiểm chính dữ liệu nhập.
- Validation Text: thông báo biểu thức nhập không thỏa Validation Rule.
- Required: chọn Yes nếu bắt buộc phải nhập dữ liệu vào Field này.
- Allows Zero Lenght: chọn Yes nếu chấp nhận giá trị rỗng.
- Index: lập chỉ mục:
No : Không lập chỉ mục.