TẠO THƯ TRỘN (MAIL MERGE)

Để tạo phiếu điểm, thông báo nội dung mời PHHS làm việc hay in giấy khen cho học sinh..., ta có thể tận dụng chức năng tạo thư trộn của Word để tiến hành in một cách tự động.
Bài viết này xin giới thiệu đôi nét về thư trộn và một số mẹo vặt khi canh giấy và nội dung thư.
I. Khái niệm về thư trộn
Ví dụ:
- Một thư mời phụ huynh dự Hội nghị PHHS.
- Phiếu báo điểm.
- Giấy khen.
- Phiếu Tốt nghiệp tạm thời.
- Quyết định.
Thành phần của thư trộn:
- Nội dung văn bản chung (tư liệu chính): phần này giống nhau ở tất cả các văn bản được in ra.
- Chi tiết của bức thư sẽ thay đổi (đây là nội dung của các trường trong một Table hay một Cơ sở dữ liệu nào đó dưới dạng các record).
Sau khi tiến hành trộn, kết quả thu được cácvăn bản có nội dung giống nhau về mặt bố cục, nhưng khác nhau ở một số chi tiết nhỏ.
Ví dụ:
- Một thư mời phụ huynh họp: nội dung thư giống hệt nhau, chỉ khác là mời ai, làm gì, ở đâu?...
II. Cách soạn thư trộn
Một thư trộn đòi hỏi phải có các cơ sở dữ liệu chính như sau:
* Nội dung thư (mẫu thư):
Mẫu thư là một văn bản được soạn trước bằng Word, vùng cần chèn các dữ liệu vào phải để trống cần thiết để chương trình có thể chèn vào đủ.
Sau khi soạn xong, cần định dạng và dàn trang hợp lý và đẹp mắt.
* Dữ liệu dùng cho việc trộn thư:
Dữ liệu này có thể là file Word chưá một bảng dữ liệu (Data) với đầy đủ các trường (Field) cần thiết.
Nó cũng có thể là một cơ sở dữ liệu của một trình ứng dụng khác như Excel, Access, Foxpro....
Các file văn bản có quy định delimeter.
III. Cách sử dụng Mail Merge Helper
Từ Menu Tools, chọn lệnh Mail Merge...
1. Xác định kiểu thư trộn:
- Bấm nút Create.
- Chọn:
Form letter... (thư trộn).
Mailing Label (nhãn).
Envelope (bao thư).
Catalogue (danh mục).
- Nếu chọn Form letter, có thể sử dụng khuôn trang hiện hành làm khuôn thư (xem lại phần mẫu thư).
- Nếu chọn các loại khác, cần quy định (Setup) kích thước, kiểu...
2. Xác định nguồn dữ liệu:
Nguồn dữ liệu có thể đã có sẵn (xem mục Dữ liệu), có thể tạo mới một cơ sở dữ liệu:
Bấm nút Get Data:
Create Data source để tạo mới một cơ sở dữ liệu.
Get Data source để mở một cơ sở dữ liệu đã có sẵn.
Nếu chọn Create Data source, Word cho phép khai báo tên trường và nhập dữ liệu dưới dạng phiếu (Form), lưu lại dưới dạng tư liệu của Word.
Nếu chọn Get Data source, cần chọn kiểu file (File Type), sau đó chọn tên file CSDL. Sử dụng Query hoặc Filter nếu cần thiết.
3. Thực hiện tạo Form Letter:
Sau khi đã có được nội dung thư, ta cần chè dữ liệu vào thư, bấm chọn Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge.
Chú ý: nội dung được in ra có kiểu định dạng của mẫu thư, và phụ thuộc vào dữ liệu thực (số ký tự, Font, kích cỡ).
Để quan sát và điều chỉnh định dạng, sử dụng nút View Merge data và các nút di chuyển vị trí mẩu tin (Record Pointer) như First Record, Previous, Next, Last Record...
4. Trộn ra máy in hay File:
Chọn Merge to Printer để in toàn bộ các record ra giấy.
Chọn Merge to New Document để chuyển toàn bộ dữ liệu ra một file mới. Sau này có thể in một phần hoặc toàn bộ.
IV. Một số thủ thuật nhỏ
Để in Giấy mời thì không có gì để bàn. Ta soạn thảo mẫu và in ra giấy A4 bình thường.
Đối với việc in lên mẫu có sẵn như giấy khen và phiếu tốt nghiệp tạm thời thì việc đầu tiên là phải căn khổ giấy: dùng thước đo chính xác kích thước của tờ giấy và lề của tờ giấy. Mẹo: lề trên đo từ mép trên của tờ giấy đến nơi nội dung cần in, lề trái cũng tương tự.
Vào File chọn Page Setup, chọn thẻ Paper, chọn Custom size và điền kích thước vào các mục Width và Height, chuyển qua thẻ Margins ấn định ở mục Top và Left.
Sau đó là các nội dung cần in vào (kết quả của thư trộn), chú ý rằng, kích thước của nội dung đúng bằng kích thước trên mẫu giấy, kích cỡ của font chữ (size): tính theo đơn