PowerPoint 2002
Ngày nay, các thiết bị trình chiếu (projector) đã bắt đầu được đưa vào nhà trường như một phượng tiện giảng dạy . Giáo viên có điều kiện thay đổi phương pháp giảng dạy trên lớp nhờ sử dụng các phần mềm trình diễn giúp thực hiện các mô phỏng và cung cấp cho người học các hình ảnh trực quan sống động. Microsoft® PowerPoint® 2002 là một chương trình phổ biến và dễ sử dụng , có nhiều tính năng để tạo ra các bản trình diễn (presentation) trên máy tính. .
Mục tiêu của tài liệu này là giúp cho các thấy giáo :
Tạo được một bản trình diễn dựa vào các mẫu thiết kế sẵn (design template).
Tìm hiểu về các khung tác vụ (task panes) Slide Design và Slide Layout .
Làm quen với chế độ Outline và Slides views.
Chèn hình ảnh từ Clip Gallery hoặc từ file.
Tự tạo chuyển động (Animation) cho các thành phần trình diễn.
Nhập biểu đồ từ Microsoft Excel.
Tài liệu này không có tham vọng đề cập đến tất cả các chức năng của PowerPoint cũng như các thao tác định dạng đầy đủ, nó chỉ có tính giới thiệu một số khái niệm và kỹ năng cơ bản. Người học sau đó có thể tự tìm hiểu thêm qua các giáo trình khác đầy đủ hơn, hoặc qua kinh nghiệm sử dụng thực hành soạn giảng.Khám phá PowerPoint
Trước khi bắt đầu tạo bản trình diễn (presentation), chúng ta làm quen với giao diện của Powerpoint và khung tác vụ


Tạo một bản trình diễn mới
Sử dụng các mẫu thiết kế sẵn
Các mẫu có sẵn trong Powerpoint cung cấp cho người sử dụng các định dạng và trình bày mỹ thuật đa dạng. Người dùng có thể thay đổi thiết kế nền, thay đồi font chữ, kiểu chữ cho phù hợp,...
Tạo bản trình diễn mới dùng các mẫu thiết kế sẵn
Trong menu File , chọn New.
Trong khung tác vụ New Presentation , dưới chữ New, chọn From Design Template.
Trong khung tác vụ Slide Design , dưới mục Available For Use, bấm chọn Globe design template.
Chú ý:   Nếu để con trỏ chuột ở phía trên mẫu , tên của nó sẽ xuất hiện. khung tác vụ Slide Design hiển thị các mẫu theo thứ tự ABC.
Trong menu Globe design template ,bấm chọn Apply to All Slides. Về sau ta có thể thay đổi mẫu khác
Ta có thể giữ nguyên định dạng của slide thứ nhất, hoặc có thể thay đồi nó như sau: trên menu Format, bấm chọn Slide Layout để mở khung tác vụ Slide Layout ,sau đó bấm chọn kiểu định dạng .
Trong text box ở trên, gõ tiêu đề của bản trình diễn
Trong text box ở dưới, gõ một tiêu đề phụ
Vào menu File, chọn Save As. Duyệt đến thư mục cần lưu trên my computer sau đó bấm Save.
Để chèn vào một slide kế tiếp, bấm chọn biều tượng
trên thanh công cụ.Cứ thế tiếp tục các bước này trong quá trình xây dựng và trình diễn.
Ta có thể hiệu chỉnh định dạng của các slide bất cứ lúc nào, bằng cách dùng mẫu thiết kế sẵn, các sơ đồ màu, các kiểu trình bày,....
Sử dụng khung tác vụ
Sử dụng khung tác vụ Slide Layout và Slide Design, ta có thể tổ chức các kiểu trình bày slide, các mẫu thiết kế, các sơ đồ màu trong một bộ sưu tập tất cả các slide. Chọn một mục trong khung tác vụ này sẽ tác dụng ngay trên slide đang làm việc
Thanh tác vụ Slide Layout chứa nhiều kiểu trình bày văn bản và nội dung khác nhau. Ví dụ, ta có thể tạo ra một tiêu đề ở phía trên những mục chọn, có thể tạo ra một khung chứa hình ảnh, một khung chứa video clip,...
Có thể dùng sơ đồ màu để sự chọn lựa thêm phong phú. Ngoài ra còn có thể sử dụng các sơ đồ hoạt hình.
Cách sử dụng khung tác vụ Slide Design
Mở một bản trình diễn nào đó (*.ppt) .
Trên thanh công cụ Format , chọn Slide Design để mở ra khung tác vụ Slide Design.
Trong khung tác vụ Slide Design, có thể chọn Design Templates, Color Schemes, hoặc Animation Schemes. Mặc nhiên là Design Templates.
Trong khung tác vụ Slide Design, bấm Color Schemes.


Bấm chọn sơ đồ màu theo sở thích. Bấm Apply to All Slides.
Sử dụng các kiểu trình bày nội dung (content layouts)
Kiểu trình bày nội dung là một cách sắp xếp các thành phần trong một slide, bao gồm: Tiêu đề, các danh sách, bảng biểu, ảnh, clip art. Khi tạo một slide mới, ta có thể chọn một kiểu trình bày cho nó.
Để áp đặt một kiểu trình bày slide
Mở một bản trình diễn (*.ppt.)
Trong menu Format, chọn Slide Layout. Khung tác vụ Slide Layout xuất hiện.
Mở tab Slides trong chế độ Normal. Chọn một hoặc nhiều slide
Trong khung tác vụ Slide Layout, chọn kiểu trình bày thích hợp. Kiểu trình bày đó sẽ tác động đến các slide được chọn.


Ta cũng có thể hiệu chỉnh kiểu trình bày của một hay nhiểu slide vào bất cứ lúc nào.
Hiệu chỉnh bản trình diễn
Với PowerPoint 2002, ta có thể thay đổi định dạng căn bản của nó bằng cách hiệu chỉnh slide chủ (slide master), thay đổi sơ đồ màu, hoặc gán những chuyển cảnh (transitions),
Thay đổi slide chủ
Slide chủ là một thành phần trong mẫu thiết kế sẵn, chứa những thông tin tương đối ổn định và nhất quán như: Kiểu font, vị trí các text box, hình nền. Ta có thể thay đổi slide chủ, khi đó tất cả các slide trong bản trình diễn sẽ chịu ảnh hưởng chung.
Ngoài slide chủ, mẫu thiết kế thường bao gồm một bản tiêu đề chủ (title master). Bản tiêu đề chủ chứa các thông tin về định dạng trong phạm vi các slide tiêu đề. Thông thường đó là các slide đầu tiên xuất hiện trong khung tác vụ Slide Layout.
Ta có thể dùng slide chủ trong trường hợp đặc biệt muốn đưa hình vào nhiểu slide.
Để hiệu chỉnh slide chủ
Mở một bản trình diễn mới (*.ppt.).
Trên menu View menu, chọn Master, và bấm chọn Slide Master.


Hiệu chỉnh nội dung trong text box của slide chủ
Thay đổi sơ đồ màu (Color Scheme)
Thay đổi sơ đồ màu trong bản trình diễn là một phương pháp rất đơn giản nhưng hiệu quả để thay đổi hiệu quả mỹ thuật. Mẫu thiết kế sẽ xác định các sơ đồ màu tương ứng.
Ta có thể thử nghiệm thay đổi sơ đồ màu bằng cách sử dụng thanh tác vụ Slide Design, hoặc có thể tạo ra sơ đồ màu riêng bằng cách dùng các màu khác nhau cho các thành phần khác nhau trên slide.
Thêm các màu không nằm trong sơ đồ màu
Trong menu Format, chọn Slide Design.
Trong thanh cộng cụ In the Slide Design pane, chọn Color Schemes.
Chọn nút Edit Color Schemes trên thanh tác vụ Slide Design.
Trong hộp thoại Edit Color Scheme dialog box, Bấm chọn thẻ click the Custom. Nếu Background chưa được chọn,hãy bấm chọn và đợi.
Chọn Change Color. Trong hộp thoại Background Color, Bấm chọn thẻ Custom.
Mô hình màu (Color model) phải ở chế độ RGB. Điều chỉnh các thông số Red, Green, và Blue cho đến khi đạt được màu cần thiết ( bằng cách sử dụng các phím mũi tên) sau đó bấm OK.
Chọn Apply để ấn định bóng mới và đóng hội thoại Edit Color Scheme.
Slide chủ thể hiện trên thanh công cụ, bấm chọn Close Master View.
Thêm các chuyển cảnh (Transition)
Các chuyển cảnh cho phép người dùng chuyển từ slide này sang slide khác một cách trôi chảy. Ta có thể tạo một kịch bản chuyển cảnh xuyên suốt bản trình diễn, hoặc tạo chuyển cảnh cho từng slide. Một vài ví dụ:
Fade Through Black.   dạng chuyển cảnh dùng nền đen để làm mờ hình
Newsflash.   Nhấn mạnh bằng cách chuyển từ màu nền sang màu chữ
Box Out.   Dạng hộp chữ nhập từ nhỏ đến lớn.
Sau khi thử với một vài dạng chuyển cảnh khác nhau ta có thể dùng chuyển cảnh Wipe Right để làm mờ hình trên nền đen tư trái qua phải. Các chuyển cảnh giúp cho bản trình diễn có tính chuyên nghiệp hơn và làm cho các slide liên kết với nhau một cách tự nhiên khi trình chiếu.
Tạo chuyển cảnh trong bản trình diễn
Trên menu Slide Show, bấm chọn Slide Transition. khi đó thanh tác vụ Slide Transition được mỡ ra.
Chọn menu Apply to selected slides, duyệt các chuyển cảnh trong danh sách, và bấm chọn Wipe Right.
Trong menu Modify transition menu, chọn chế độ Speed đến medium.
Bấm chọn Apply to All Slides để ấn định cho tất cả các slide.


Đưa hình ảnh vào bản trình diễn
Hình ảnh minh họa có thể có tính chất quyết định khi muốn nhấn mạnh và thu hút sự quan tâm của người xem. Hình ảnh giúp cho người xem hiểu được các thông tin trừu tượng của người báo cáo. Ta có thể sử dụng ảnh chụp, ảnh vẽ, biểu đồ, đồ thị để minh họa. Đối với ảnh chụp PowerPoint 2002 có tính năng tự động nén ảnh, điều này giúp cho kích thước tập tin trình diễn ở mức tối thiểu tùy theo độ phân giải của màn hình. ta có thể lấy ảnh từ trên Web hoặc từ các nguồn khác. Ta cũng có thể nén ảnh khi dùng chức năng gửi thư điện tử có đính kèm tập tin trình diễn.
Chèn hình ảnh từ bộ sưu tập Media Gallery
Ta có thể chèn ảnh chụp, hình vẽ, âm thanh, và phim video bằng cách sử dụng Microsoft Clip Organizer. Chức năng này cho phép tạo ra các chủ đề phân loại, các bộ sưu tập theo các chủ đề khác nhau, quản lý việc thêm bớt hình ở vào các bộ sưu tập đó.
Khi tạo bản trình diễn có thể chèn vào nhiều dạng media khác nhau để làm tăng tính hấp dẫn của bản trình diễn. Ví dụ ta có thể đưa vào một đoạn video clip minh họa cho chủ đề đang đề cập, kèm theo những hình chụp minh họa khác...Hầu hết các định dạng media để có thể đưa vào bản trình diễn PowerPoint.
 Chèn một clip từ Clip Organizer
Mở một bản trình diễn mới (*.ppt).
Trong menu Insert, chọn Picture, và bấm Clip Art.
Mở thanh tác vụ Insert Clip Art . Trong hộp Search text , gõ một từ hoặc nhóm từ có liên quan đến chủ đề, hoặc ta có thể chỉ định bộ sưu tập theo các phân loại đã định trước.


Bấm chọn nút Search . Để thu hẹp phạm vi tìm kiếm, ta có thể chỉ rõ việc tìm kiếm được thực hiện trên bộ sưu tập nào hoặc theo định dạng nào.
Trên khung liệt kê các hình ảnh tìm thấy, bấm đúp để đưa anh vào slide.
Đối với các ảnh đã được đưa vào slide, ta có thể thay đổi kích thước hoặc di chuyển đến mốt vị trí khác cho phù hợp. Ta cũng có dùng thanh công cụ format picture để hiệu chỉnh một số thuộc tính khác của ảnh.
Nén ảnh
Đưa ảnh vào trong bản trình diễn sẽ làm tăng kích thước của tập tin PowerPoint. Tinh năng nén ảnh của PowerPoint 2002 sẽ giúp tiết kiệm được không gian lưu trữ trên máy tính và làm giảm thời gian download. Bằng cách sử dụng tính năng này ta có thể nén kích cỡ ảnh và độ phân giải xuống còn 96 dpi (dots per inch) cho web và 200 dpi cho trang in, loại bỏ các thông tin khác không cần thiết. Chú ý: nén ảnh có thể làm giảm chất lượng , do đó nếu chỉ thuần tuý dùng Powerpoint để chế bản in thì không cần nén ảnh.
Giảm bớt kích thước ảnh
Chọn ảnh từ thư mục hoặc từ một web site nào